LPSK : Lembaga Kesehatan dan Manajemen Rumah Sakit

PEMASARAN RUMAH SAKIT MELALUI REKAYASA EMOSI

2011-01-22T06:52:00.000-08:00

Dalam upaya meningkatkan pertumbuhan rumah sakit salah satu cara yang bisa menjadi salah satu strategi pemasaran adalah rekayasa emosi (emotion engineering) dalam rangka membangun persepsi tentang rumah sakit (Hospital Image). Dalam analisa kondisi kita telah mengenal metode swot untuk menganalisa kelemahan kekuatan hambatan dan peluang serta menentukakn dimana posisi pemasaran rumah sakit. Apakah sebagai market leader, follow leader atau malah menunggu non operasional?
Masalah persepsi bukanlah pada realitas. Dalam konteks rumah sakit, bukan pada realitas proses pelayanan, ketepatan waktu pemeriksaan, ketersediaan obat, ataupun kemudahan prosedur. Melainkan pada kedekatan emosional public pada rumah sakit. Untuk itu manajemen rumah sakit perlu membangun persepsi bagaimana realitas yang ada menjadi dipersepsikan berkualitas.
Bagaimana ini bisa dibangun? Bagaimana membangun kedekatan emosi masyarakat (termasuk target pasar yang selama ini mungkin belum digarap)? Dengan membangun komunikasi yang efektif dengan target. Usahakan komunikasai yang dibangun lebih personal dan privat (jika ingin bermain di tingkat menengah ke atas). Dengan demikian emosi yang dibangun lebih kuat dan bermakna karena bisa menusuk tajam dan tertanam dalam hati pelanggan dan teringat seumur hidup. Hasil upaya rekayasa emosi ini akan sulit diikuti oleh competitor karena ada ketulusan mendalam yang tertanam dalam hati target jika program ini benar-benar dilaksanakan secara konsisten.
Hanya saja disini dibutuhkan kesabaran dan memastikan target audiens dan menggiring pada ambience yang sama, menciptakan experiential learning untuk menciptakan emotional bonding. Dari sana akan tercipta kedekatan emosi target market dengan value service dan produk yang Anda sajikan.
Namun demikian harus dibarengi dengan membangun yang disebut integrated marketing communication (IMC) dalam organisasi rumah sakit bahwa rekayasa emosi yang dibangun berdasarkan kesungguhan untuk membawa brand value ke dalam aktivasi pengalaman pelanggan. Maka diperlukan konsistensi bahwa harapan pelanggan dijadikan arah penyempurnaan system manajemen mutu rumah sakit.

SATUAN PENGAWAS INTERN (SPI) RUMAH SAKIT (2)

2011-01-21T16:59:00.000-08:00

Audit Sumber Daya Manusia

Salah satu aspek yang harus diaudit dalam pemenuhan persyaratan efektifitas system organisasi adalah SDM. Untuk itu SPI perlu memberi perhatian khusus kepada tema audit yang focus kepada SDM Rumah sakit. Pengertian audi SDM adalah suatu kegiatan untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam organisasi rumah sakit untuk mendukung efektifitas system dalam mencapai tujuan organisasi rumah sakit.
Sebelum melangkah ke aktifitas lain pertama tim harus memiliki criteria audit sebagai standar ideal manajemen SDM rumah sakit. Criteria audit SDM bisa ditetapkan dari klasifikasi rumah sakit dan berbagai peraturan yang mengatur persyaratan SDM rumah sakit. Dengan demikian tim SPI sudah memiliki standar pembanding untuk mengukur kesenjangan sebagai problem yang harus diselesaikan oelh organisasi.
Bagaimana jika criteria audit tidak ditemukan dalam peraturan yang berlaku secara nasional ataupun regional? Criteria audit bisa ditetapkan berdasarkan keputusan manajemen dan sasaran mutu satuan kerja yang terfokus kepada kepuasan pelanggan.
Hal-hal yang harus dipersiapkan menyangkut daftar item pengumpulan data terkait SDM diantaranya (David Stevens)
1. Struktur Organisasi
2. Uraian / Deskripsi posisi
3. Rencana keberhasilan manajemen
4. Kebijakan rekruitmen
5. Prosedur rekruitmen
6. Program perkenalan
7. Penilaian kinerja
8. Penilaian potensi individu
9. Perencanaan jenjang karier
10. Program pelatihan
11. Administrasi kompensasi
12. Fungsi departemen SDM
13. Perencanaan manusia
14. Catatan pribadi
15. Relevansi aplikasi komputer
16. Pemahaman iklim organisasi
17. Pembagian informasi dengan karyawan
18. Desain pekerjaan
19. Hubungan industrial
20. Kesehatan karyawan
21. Keamanan karyawan
22. Pelayanan karyawan
23. Pengumpulan angka statistik
24. Praktek pengunduran diri
25. Dokumentasi / formulir formulir
26. Keamanan
27. Interaksi sosial
Tujuan audit SDM adalah member peluang untuk (Sherman & Bohlander)
1. Menilai efektivitas fungsi SDM
2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur
3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4. Memperbaiki mutu staff SDM
5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.
Pelaksanaan Audit SDM dapat dilakukan oleh personel Satuan Pengawas internal (ataupun eksternal) dengan melibatkan tim Pengendali Mutu (Quality Control) dan Auditor Mutu Internal jika ada serta tenaga expert yang terkait satuan kerja yang diaudit.
Langkah langkah dalam proses audit SDM
1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh
2. Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan
3. Mengidentifikasi criteria audit
4. Menetapkan area yang akan diaudit, apakah akan diaudit untuk seluruh area rumah skit dalam satu waktu atau bergilir per satuan kerja, mengingat rumah sakit adalah organisasi yang begitu kompleks dan rumit maka perlu memperhatikan karakteristik satuan kerja yang akan diaudit
5. Koordinasi dengan berbagai pihak untuk efektifitas audit yang akan dilaksanakan.
6. Rapat pembuka yang menguraikan segala hal terkait tujuan, manfaat audit serta data yang harus disiapkan oleh satuan kerja.
7. Mengumpulkan data dari tahun yang berbeda dalam organisasi
8. Menilai, membandingkan dengan criteria audit dan menganalisa serta menetapkan kesenjangan yang ditemukan.
9. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM
10. Mendiskusikan laporan dengan satuan kerja yang diaudit.
11. Menyusun rekomendasi untuk tindakan korektif dan preventif
12. Pada batas waktu yang disepakati, melakukan verifikasi apakah tindakan korektif dan preventif efektif atau perlu penilaian kembali.
13. Tetapkan target maksimal dari tindakan korektif dan preventif sesuai hasil evaluasi pencapaian criteria audit pada periode tinjauan yang telah ditetapkan.
Pendekatan yang digunakan dalam audit SDM bahwa tim audit Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan , mengukur kesesuaian program dan tujuan, serta menilai performa program. Dalam prosesnya juga mempertimbangkan fungsi manajemen SDM yagn meliputi Perencanaan, Pemilihan/rekrutmen, Pembekalan/Pelatihan, Penilaian Kinerja, Kompensasi dan hubungan ketenagakerjaan.
Metode-metode yang dapat digunakan untuk menganalisa temuan dengan cara :
1. Membandingkan program SDM dengan data yang terkumpul
2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3. Membandingkan dengan peraturan-peraturan terkait baik menyangkut jumlah, maupun kompetensi yang dibutuhkan
4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5. Mengelola Unit SDM berdasarkan sasaran
Kegiatan inti dari audit adalah menyusun Laporan kesenjangan (temuan audit) baik yang positip maupun negatip serta memberikan Rekomendasi tindakan korektif untuk menyesuaikan dengan criteria audit. Tidak kalah pentingnya juga rekomendasi untk melakukan tindakan preventif untuk mencegah terulangnya persoalan yang sama di satuan kerja yang diaudit maupun satuan kerja yang lain. Maksudnya bahwa tindakan preventif ini berlaku untuk seluruh organisasi rumah sakit.

Evolusi Mutu (Quality Evolution)

2010-01-13T20:47:00.000-08:00

Abstract

Di era globalisasi moderen sekarang ini, mutu atau kualitas bukan lagi pilihan tetapi sudah menjadi keharusan. Anda mungkin pernah melihat iklan atau billboard di kota Anda yang mengatakan bahwa mereka lebih baik, lebih cepat, lebih aman, dsb. Mereka mencoba memposisikan diri seolah lebih unggul dari yang lainnya, lebih menguntungkan dari pesaing mereka.

Apa yang Anda dapat pelajari? Anda lihat bahwa apabila ada pesaing, sebuah perusahaan atau organisasi akan mulai berpromosi dan menaikkan tingkat mutunya.

Sekarang sudah saatnya bahwa kualitas tidak lagi semata berbicara tentang produk atau jasa, tetapi lebih dari itu. Mutu sudah memainkan peranan penting dalam pemasaran dan pemerakan (branding).

Suatu perusahaan hanya dapat menghasilkan keuntungan apabila mempunyai pasar sasaran (target market) dengan pangsa pasar yang menguntungkan. Jika marketing dan branding merupakan kata kuncinya, maka mutu adalah merupakan komponen paling penting yang menyokongnya.

Berikut secara ringkas mengenai perkembangan mutu dari waktu ke waktu.

Zaman Dulu – Biarkan konsumen yang teliti

Pada masa ini, dan kemungkinan pada awal revolusi industri, jumlah produser jauh lebih sedikit disbanding dengan permintaan pasar. Dengan begitu, produser mengatakan “biarkan konsumen yang teliti”. Produser tinggal memasok produk mereka ke pasar tanpa terlalu peduli dengan kualitas, dan pada saat itu mereka dapat membuat keuntungan yang besar.

Zaman Inspeksi – Memisahkan yang jelek dari yang baik

Karena untung besar yang menjanjikan, bisnis menarik lebih banyak orang atau pelaku bisnis untuk melakukan hal yang sama. Kompetisi menjadi lebih meningkat dan sengit. Pasokan meningkat dan konsumen mempunyai lebih banyak pilihan.

Para pemasok mulai melakukan inspeksi untuk memisahkan produk yang rusak dari yang bagus. Hal ini khususnya lebih diterapkan untuk barang jadi. Selama masa ini, penyaringan dilakukan terhadap barang jadi, dan yang rusak diperbaiki jika memungkinkan. Penyebab kerusakan diidentifikasi dan tindakan koreksi untuk tidak mengulangi kesalahan serupa dilakukan.

Biaya penyaringan dan perbaikan ditambahkan kepada biaya produksi, sehingga mengakibatkan berkurangnya keuntungan. Perbaikan mutu bersigat reaktif, bukan proaktif, tetapi didasarkan pada kerusakan atau masalah yang sudah ditemukan.

Zaman Quality Control – Mengendalikan mutu sepanjang proses produksi

Pada perkembangan ini, mutu dikendalikan pada setiap proses produksi. Pendekatan proses mulai diberlakukan tetapi masih lebih terfokus kepada produk, bukan proses. Variasi dikenali sebagai musuh dari mutu. Untuk itu, statistik dan lembaran kendali (control sheet) dikembangkan untuk memantau variasi. Manual mutu dan rencana mutu yang mendasar mulai dikembangkan dan “self-check” ciberlakukan untuk setiap pemilik proses (process owner).

Zaman Quality Assurance – Menjamin mutu yang memenuhi standar

Masa ini merupakan era standarisasi. Selain pengendalian yang disebutkan pada ”zaman Quality Control”, system audit dan persetujuan pihak ketigapun ditetapkan. Manual mutu lebih dikembangkan lagi untuk memenuhi persyaratan standar dengan rencana mutu yang rinci. Proses Terkendali secara Statistik (Statistical Process Control) mulai dilaksanakan. Standarisasi mutu semakin dikembangkan. ISO9000 (IS0 9001, 9002, 9003 versi 1987 & 1994) merupakan salah satu yang paling dikenal oleh dunia internasional. System ini berkembang dari tahun 1980-an hingga 1990-an.

Zaman Manajemen Mutu Terpadu (Total Quality Management-TQM) – Mutu melalui pengelolaan dan keterlibatan semua pihak

Masa ini masih terus berkembang hingga saat ini dan “continuous improvement” merupakan tema utamanya. Dengan pemahaman bahwa persyaratan konsumen merupakan sasaran yang selalu bergerak, sejalan dengan bertambahnya pengalaman dan pengetahuan konsumen, mutu perlu dikembangkan sepanjang waktu. Pengalaman dan pengetahuan konsumen secara bersamaan akan membentuk persepsi konsumen tertentu, yang disebut dengan “customer mindset”.

“Customer mindset” juga akan dipengaruhi oleh pendidikan, tindakan pesaing, pengalaman sebelumnya, dll. Akibatnya, harapan konsumen juga akan berubah sepanjang waktu. Untuk merespon hal ini, produser juga harus berubah atau lebih tepat lagi “menaikkan” mutunya. Dan proses ini tidak akan pernah berakhir sepanjang otak manusia masih bisa belajar.

Untuk mencapai pengembangan secara terus-menerus, setiap proses dari pemasuk hingga pelanggan harus dilibatkan. Aspek-aspek non-produksi seperti marketing, finance & sumber daya manusia harus dikelola secara simultan. Mutu merupakan hasil kolektif dari semua proses yang berlangsung secara interaktif. Model-model manajemen mutu dan standar mutu telah dikembangkan dengan pendekatan Total Quality Management (TQM). MBNQA (Malcom Baldridge National Quality Award) di Amerika dan “Excellence Model” EFQM (European Foundation for Quality Management) di Eropah merupakan contoh terbaik dari upaya-upaya TQM. Semantara itu, “six-sigma quality” telah dirintis dan dikembangkan oleh Motorola.

Filosofinya adalah “Good quality is resulted from good management”.

Terimakasih & mari kita tingkatkan mutu di dunia ini!

Manajemen Pribadi

2009-11-16T23:00:00.000-08:00

Anda bertanggung jawab untuk semua hal yang terjadi dalam hidup Anda. Menjadi kewajiban Anda untuk belajar menerima secara total tanggung jawab untuk diri Anda sendiri. Jika Anda tidak mengatur diri sendiri, maka orang lain akan datang dan mengendalikan hidup Anda. Berikut adalah tips yang mungkin dapat membantu Anda untuk mengatur diri Anda sendiri

Di sini ada daftar hal-hal yang akan membantu Anda dalam memanajemen diri sendiri dan membawa Anda kepada kesuksesan.

Perhatikan setiap peluang/kesempatan baru sebagai sesuatu yang menggairahkan dan pengalaman hidup yang baru.
Jadikan diri Anda seorang profesional yang memperlihatkan keyakinan diri dan jaminan kualitas dalam potensi Anda untuk menyelesaikan tugas apapun.
Tempat diri Anda dalam kondisi selalu siap “tempur” bahwa Anda mempunyai antusiasme pada setiap tugas yang akan datang.
Sering pada diri Anda sendiri, " Apakah yang sedang aku lakukan sekarang ini menggerakkan aku ke arah targetku?"
Lakukan dengan benar sejak mengerjakan pertama kali dan Anda tidak harus memerlukan banyak waktu di kemudian untuk memperbaiki itu.
Terimalah tanggung jawab untuk setiap kegagalan dan kesuksesan pekerjaan Anda. Jangan mencari kambing hitam.
Jangan pandang hal-hal yang Anda lakukan itu sebagai "pekerjaan", pandanglah semua aktivitas sebagai tantangan.
Gunakan pikiran bawah sadar Anda bahwa apa yang Anda lakukan adalah yang Anda inginkan. Katakan pada diri Anda sendiri, "Aku dapat melakukan ini dengan luar biasa baik."
Berilah diri Anda poin-poin untuk setiap penyelesaian tugas yang Anda prioritaskan untuk segera diselesaikan. Kapan Anda mencapai 10 poin, berilah penghargaan pada diri Anda sendiri.
Lakukan perintah agama yang Anda yakini. Setiap pagi serahkan diri Anda pada-Nya, sempatkan sekitar 15 menit untuk menyelaraskan segenap hati dan pikiran Anda dengan kehendak-Nya seraya memanjatkan doa.
Buatlah suatu komitmen untuk diketahui seseorang suatu pemenuhan target spesifik pada waktu (tanggal, bulan, dan tahun) tertentu. Tambahan penting akan membantu Anda merasakan termotivasi untuk melakukannya.
Bulatkan tekad Anda, apa yang Anda lakukan adalah untuk diri Anda sendiri
Percayalah bahwa Anda dapat mewujudkan yang Anda inginkan.
Tidak pernah mengkritik diri Anda sebagai suatu kelemahan. Anda hanya membicarakan tentang ketrampilan yang saat ini belum berkembang atau bagian dari diri Anda bahwa jika Anda menginginkannya, Anda dapat mengubahnya menjadi luar biasa. Anda tidak mempunyai kelemahan apapun, hanya potensi yang sementara belum digunakan.
Jadikan selalu menyenangkan semua waktu Anda apapun situasinya.
Hadapi tantangan Anda dengan cara yang berbeda dibanding cara Anda kemarin. Selalu ada gagasan baru menjadikan diri Anda selalu menarik.
Berkomunikasilah dengan diri Anda sendiri. Suatu self-talk yang menggunakan afirmasi positif adalah rahasia yang umum digunakan semua achievers besar. Mereka yakinkan diri mereka bahwa mereka pasti dapat memenuhi gol mereka.
Buatlah "papan motivasi" dengan membuat catatan/kliping/print out tentang bagaimana Anda harus bertindak pada suatu buletin atau di Majalah Dinding. Ini merupakan suatu cara untuk melihat/mengendalikan apa yang Anda kerjakan. Kapan suatu item dilaksanakan, menghapus catatan. Juga pelihara gol Anda dalam daftar dan gambarkan di “papan motivasi” Anda.
Mencari nafkah mungkin menjadi motivasi dalam pekerjaan Anda. Tinggalkan dan ubahlah perspektif Anda, dan perhatikan bahwa banyak orang yang meninggalkan pekerjaan karena itu, Tuhan Anda telah menetapkan rejeki dan menganugerahkan kepada Anda bakat dan kemampuan luar biasa untuk membuat perubahan bagi lingkungan Anda.
Tetapkanlah penghargaan dan perangsang pribadi untuk membantu menjaga tingkatan capaian dan antusiasme Anda supaya tetap selalu tinggi.

Salam Sukses...!!!

LAPORAN KEGIATAN EVALUASI KINERJA DAN PENYUSUNAN PROGRAM RS

2009-05-06T08:24:00.000-07:00

Dalam menyusun program rumah sakit tidak boleh lagi menggunakan intuisi, tetapi gunakan informasi dari pengolahan data yang benar-benar valid

Ukurannya, Karya Nyata

Pelatihan Evaluasi Kinerja dan Penyusunan Program Rumah Sakit dengan menggunakan Analisa SWOT dan Balanced Scorecard dengan nara sumber DR. Freddy Rangkuti telah sukses terselenggara pada hari Kamis dan Jum'at, tanggal 30 April - 1 Mei 2009 di Hotel Aston Atrium Senen yang pada tanggal 1 Mei 2009 telah berganti nama menjadi Lumire hotel. Peserta datang dari RS Oen Solo, RSO Solo, RS Muhammadiyah Lamongan, Pubdokes Polri, RS Charitas Palembang, PT Semen Padang dan RS Pertamedika Tarakan.

Dengan semangat dan antusias para peserta mengikuti pelatihan ini. Banyak wawasan baru tentang bagaimana mengevaluasi kinerja dan menyusun program rumah sakit yang dapat memberi nilai tambah bagi rumah sakit. Sehingga semakin memperbesar peluang bukan hanya sekedar survival tetapi mampu tumbuh dan berkembang sebagai rumah sakit yang memiliki daya saing tinggi. Bukan menyusun program sebagai sekedar ritual rutin tanpa berdasar data. Dengan demikian menambah kesadaran pentingnya database rumah sakit.
Masalahnya, ukuran kesuksesan bukan hanya terletak pada telah terselenggaranya pelatihan ini saja. Melainkan, apakah tambahan wawasan ini mampu memberi energi yang dasyat dalam mempercepat perubahan ke arah yang lebih mumpuni, sehingga rumah sakit darimana peserta datang akan mendapatkan nilai tambah daya saing dasyat dari Knowledge Worker-nya yang telah mendapatkan gemblengan dari pakar marketing ini dalam ukuran waktu tertentu.
Untuk itu, bagi rumah sakit yang benar-benar memiliki komitmen untuk tumbuh dan berkembang, jangan segan-segan mengirimkan Knowledge Worker-nya dalam pelatihan seperti ini. Selanjutnya, berilah kesempatan yang luas untuk menyebarluaskan pengetahuannya pada pegawai lain, bentuk tim perubahan dan mengimplementasikannya untuk membuat rumah sakit memiliki daya saing yang unggul yang berkesinambungan.

Anda Sangat Membutuhkan
Accountability and Monitoring System PPK-BLUD adalah topik technical workshop berikutnya yang akan kami selenggarakan hari Kamis-Jum'at, tanggal 13-14 Agustus 2009 masih di hotel Lumire, Jakarta. Kegiatan ini akan difasilitasi oleh Yanyan Rusyandi, S.E., M.Kes. seorang ahli ekonomi kesehatan yang menjadi konsultan rancang bangun perubahan di beberapa rumah sakit yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia. Dalam kegiatan ini akan dibahas secara detail (1) bagaimana peran pengawasan internal dan eksternal PPK-BLUD, (2) terlaksananya sistem dan prosedur pengawasan PPK-BLUD, (3) Anda pasti bisa melakukan pengukuran Tingkat Kesehatan PPK-BLUD. Dalam kesempatan ini kami juga akan melaksanakan lounching dan mensimulasikan "Hospital Scan Integrator Software".

Kuasai Ilmunya, Karya Nyata Ukurannya. Selamat Membuat Perubahan...!!!

KONSISTEN PADA KOMITMEN PERUBAHAN, PELIHARA KNOWLEDGE WORKER

2009-02-15T22:04:00.000-08:00

Rumah sakit menjadi market leader? Mengapa tidak? Market leader harus tetap konsisten membuat perubahan. Untuk tetap survive, knowledge based economy harus menjadi arah perubahan organisasi. Harus selalu ada yang baru. Konsisten menciptakan knowledge worker berarti konsisten terhadap perubahan. Seorang pakar HR mengatakan, hidup matinya perusahaan di era ini sangat tergantung pada kualitas pengetahuan para pekerjanya.
Knowledge worker adalah yang peduli pada pengembangan organisasi dan selalu memperbarui pengetahuannya. Knowledge worker dituntut untuk beraktifitas secara kreatif dan menciptakan inovasi-inovasi baru. Sehingga mereka haus belajar (life-long learner), termasuk belajar dari pengalaman, dan terus mengembangkan pengetahuannya. Kontribusi terhadap organisasi terus meningkat seiring dengan meningkatnya pengetahuan.
Secara umum, ada lima hal utama yang dimiliki knowledge worker :
• Self driven, memiliki dorongan pribadi untuk menyelesaikan pekerjaan pribadi;
• Motivated, memiliki motivasi tinggi dalam bekerja;
• Action oriented, berorientasi pada aktifitas, bukan pada rutinitas;
• Responsible, memiliki tangung jawab atas pekerjaannya; dan
• Team player, bekerja baik di dalam tim.
Rumah sakit sebagai organisasi yang core-nya menjual jasa, merupakan organisasi padat SDM, padat karya, padat teknologi, padat kepentingan dan padat profesi atau pekerjaan yang lebih mengandalkan pengetahuan, informasi dan kreatifitas dalam menjalankan pekerjaannya dibandingkan kemampuan fisik. Jelas rumah sakit termasuk organisasi yang harus piawai menciptakan dan membangun knowledge worker.
Yang perlu disadari, professional disini bukan hanya yang berkecimpung di bidang kesehatan saja, bidang lain juga harus disentuh lebih efektif lagi, misalnya HR, penunjang medis, penunjang non medis/administrasi, kesekretariatan, akuntansi, IT, marketing, PR, satpam, hukum, termasuk bagian parkir, semuanya. Tidak dipungkiri ujung tombak rumah sakit adalah tenaga medis, namun bagaimana akan terjadi team play yang baik jika pemain lain kurang professional.
Untuk ini perlu ditingkatkan peran unit yang berperan dalam upaya peningkatan kualitas sumber daya manusia. Apakah di unit pendidikan dan latihan, atau kepegawaian. Jika urusan pegawai berkonsentrasi dalam urusan administrasi kepegawaian, lebih bijak jika dibentuk tim yang terpisah untuk urusan ini. Kelambatan dalam pengelolaan SDM, akan semakin melemahkan daya saing organisasi di era yang semakin kompetitif.
Kesungguhan dalam upaya membangun dan menciptakan knowledge worker ini akan terlihat dari adanya tim khusus yang berkonsentrasi mulai dari proses rekrutmen, peningkatan sampai pemeliharaan kualitas SDM. Kedua, adanya standar kompetensi sebagai syarat knowledge based economy. Ketiga, adanya perencanaan anggaran untuk kegiatan penciptaan dan pemeliharaan knowledge worker. Keempat, adanya system continuous learning dan remunerasi yang mengapresiasi dan penghargaan terhadap kinerja knowledge worker. Kelima, promosi yang melihat potensi di masa mendatang. Keenam, infrastruktur pemeliharaan knowledge worker. Perpustakaan dan akses internet misalnya.
Setiap individu rumah sakit harus menjadi sumber pertambahan nilai yang luar biasa bagi rumah sakit. Salah satu cara hospital image building adalah harus selalu ada yang baru. Knowledge worker-lah sumbernya.
Selamat membuat Perubahan…!!!

HOSPITAL (CORPORATE) IMAGE BUILDING

2009-02-15T22:02:00.000-08:00

Rumah sakit membangun corporate image? Mengapa tidak? Di era ini, masyarakat memiliki banyak pilihan untuk memenuhi kebutuhannya, termasuk kebutuhan pelayanan kesehatan. Hospital Image Building perlu dilakukan. Perusahaan yang mempunyai citra baik di mata konsumen, produk dan jasanya relatif lebih bisa diterima konsumen dari pada perusahaan yang tidak mempunyai citra. Perusahaan yang memiliki citra positif di mata konsumen cenderung survive di masa krisis.
Membangun corporate image adalah membangun reputasi yang kuat dengan berbagai audiens/publik yang potensial untuk organisasi. Siapa publik rumah sakit? Pemerintah, pemilik, karyawan, masyarakat pengguna jasa rumah sakit dan keluarganya, media (cetak/elektronik), perusahaan yang punya komitmen terhadap kesehatan para pegawainya, perusahaan penyedia barang dan jasa kesehatan, dan lain-lain. Dalam hal ini mungkin Anda lebih banyak tahu.
Sehat hak individu, namun ketika sehat pada umumnya melupakan resiko sakit. Ketika hal ini datang, apalagi di masa krisis, mereka akan melakukan pengetatan keuangan walaupun siap mengeluarkan berapa saja demi kesehatan. Mereka akan lebih selektif dan memilih berhubungan dengan penyedia jasa kesehatan yang mereka percaya lebih efektif dalam membantu menyelesaikan masalahnya serta minim resiko.
Karyawan yang bekerja pada perusahaan dengan citra positif memiliki rasa bangga sehingga dapat memicu motivasi mereka untuk bekerja lebih produktif dan memberi kontribusi yang luar biasa terhadap organisasi. Sementara rumah sakit adalah penyedia jasa kesehatan yang lebih mengandalkan kompetensi sumber daya manusia.
Citra organisasi yang baik juga menjadi incaran para investor yang otomatis akan semakin yakin terhadap daya saing dan kinerja organisasi. Untuk memberikan nilai tambah rumah sakit dan multi player effect, KSO merupakan suatu pilihan yang baik dan efisien. Hanya dengan rumah sakit dengan citra positif saja mitra usaha mau melakukan KSO.
Organisasi yang memiliki citra positif akan lebih mudah dalam melakukan segala hal untuk berkembang. Karena keberhasilan rumah sakit tidak hanya tergantung pada mutu produk dan jasanya tapi juga pada kepiawaian membangun citra rumah sakit, maka seharusnya setiap rumah sakit perlu mengetahui citranya di masyarakat. Salah satu instrument yang dapat digunakan untuk mengetahui citra rumah sakit adalah indeks kepuasan masyarakat (IKM).
Masih sedikit perusahaan Indonesia yang mempunyai rencana jangka panjang dan komitmen tinggi dalam membangun citranya. Bagaimana dengan rumah sakit? Ketidak sungguhan organisasi dalam membangun citra terlihat dari :
1. tidak adanya tim khusus yang bertugas untuk membangun dan mengevaluasi citra organisasi.
2. minimnya alokasi dana untuk kegiatan membangun image.
3. minimnya jejaring (networking) yang terbangun dari perjalanan waktu.
Kiat membangun image, diantaranya mengubah pola pikir birokrat menjadi entrepreneur, memberikan produk serta jasa berkualitas, berorientasi pada pelanggan, memiliki team work yang kompak dan komunikatif dalam organisasi yang memungkinkannya untuk memberikan feedback secara cepat, bijaksana dan transparan, sinergi jajaran staf organisasi dalam menjalankan sistem manajemen mutu, tim khusus yang memfokuskan diri pada masalah, sentuhan personal humanism dalam proses komunikasi dan pelayanan, dan memperkuat networking rumah sakit.
Lima Kunci Sukses Membangun Hospital Image :
1. Rumah sakit harus melakukan suatu upaya sedemikian rupa sehingga mampu memberikan layanan yang benar-benar memberikan manfaat yang unggul atau melebihi harapan positif masyarakat pengguna jasa kesehatan, khususnya target pasar. Segmen pasar yang berbeda membutuhkan karakteristik layanan yang berbeda.
2. Temukan talenta organisasi yang merupakan inner beauty maupun outer beauty yang dimiliki. Libatkan seluruh individu rumah sakit dalam membangun image.
3. Membangun identitas/jati diri (logo, nama, lagu, warna, seragam, pin, dll) yang membedakan dengan rumah sakit lain. Perhatikan filosofi setiap identitas yang dibangun. Logo yang terbuka dapat memberi efek positif dibanding yang tertutup.
4. Pancarkan ke segala penjuru dengan cara melakukan komunikasi pemasaran secara efektif. Personal branding perlu juga dilakukan oleh direktur rumah sakit sebagai key person yang meningkatkan kepercayaan bahwa komitmennya untuk memberikan yang terbaik untuk masyarakat bukan hanya slogan.
5. Monitoring dan feedback. Tindaklanjuti dengan cepat setiap informasi image negative untuk mempertahankan image positif yang telah terbangun.

Selamat membuat Perubahan…!!!

HOSPITAL DISASTER PLAN

2009-02-01T07:23:00.000-08:00

Maraknya berita di media massa yang menginformasikan kejadian bencana akhir akhir ini menimbulkan dampak yang luas. Salah satunya adalah krisis kesehatan akibat bencana. Rumah sakit yang memegang peranan penting dituntut kesiapan dan kemampuannya menangani korban bencana secara tepat dan cepat. Tidak mudah memang, karena beberapa kendala yang sering menghadang seperti management support collapse, structural collapse, medical support collapse maupun functional support collapse. Oleh karena itu untuk mengoptimalkan peranan rumah sakit dalam menangani bencana, diperlukan sistem penanganan bencana seperti Hospital Disaster Plan.
Menurut Ketua PERSI, dr. Adib A. Yahya, MARS, dalam Hospital Management Course pada tanggal 30 Januari 2009 di Jakarta, mengatakan bahwa Indonesia kaya disaster, bahkan disaster yang berkualitas internasional. Namun belum banyak belajar dari kejadian disaster atau suatu hazard yang menimpa komunitas (bencana). Upaya mempersiapkan diri sudah banyak dilakukan namun faktanya banyak yang masih belum siap menerima pasien disaster. Ada perbedaan antara siap dengan mempersiapkan diri. Seharusnya ada tindakan untuk meningkatkan kemampuan mengantisipasi disaster, tidak lengah.
Jika terjadi disaster, banyak pihak datang. Namun jika tanpa preparedness yang pas justru malah merepotkan. Yang datang pertama, lakukan assessment yang benar, baru langkah nyata yang sesuai dengan apa yang dibutuhkan korban bencana. Ada latihan secara periodik dan berjenjang. Yang menjadi kelemahan, harus kita perbaiki.
Kesiapan rumah sakit, selain siap alatnya, juga siap dengan taktik atau rencananya. Memiliki pos pengendali, sistem komunikasi, peta rumah sakit, data base dan lain-lain. Dibutuhkan kesiapan Hospital Preparedness for Emergencies and Disaster (HOPE). Singkatnya, rumah sakit harus memahami peran fasilitas pelayanan kesehatan rumah sakit dalam manajemen bencana, konsep pelayanan medik dalam kedaruratan dan memiliki Blue Print Hospital Disaster Planning.

PENELITIAN HUBUNGAN PERSEPSI PEGAWAI DENGAN EFEKTIFITAS AUDIT INTERNAL RSUD

2009-01-24T01:14:00.000-08:00

ABSTRAK

PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT
SEKOLAH TINGGI ILMU KESEHATAN CIREBON (STIKES)
PEMINATAN ADMINISTRASI DAN KEBIJAKAN KESEHATAN (AKK)
Skripsi Agustus 2006

DWIJO WASI WIDYANTO
HUBUNGAN ANTARA PERSEPSI PEGAWAI DENGAN EFEKTIFITAS KEGIATAN AUDIT INTERNAL DI RSUD R. SYAMSUDIN, S.H. KOTA SUKABUMI TAHUN 2006

Untuk mengetahui tingkat efektifitas kegiatan organisasi dibutuhkan peran audit internal untuk menilai dan mengevaluasi apakah sistem pengendalian internal dalam organisasi tersebut berjalan baik atau tidak. Sebagai ilmu yang masih tergolong baru peran tersebut belum dapat berjalan sebagaimana mestinya. Efektifitas kegiatan audit internal erat kaitannya dengan persepsi para anggota organisasi itu sendiri tentang pengertian, peran dan fungsi audit internal serta manfaat bagi pribadi pegawai maupun unit kerjanya.
Secara umum penelitian ini adalah untuk mengetahui hubungan antara persepsi pegawai dengan efektifitas kegiatan audit internal di RSUD R. Syamsudin,S.H. Kota Sukabumi, secara khusus untuk mengetahui gambaran persepsi pegawai tentang audit internal di RSUD R. Syamsudin, S.H. Kota Sukabumi, gambaran efektifitas kegiatan audit internal di RSUD R. Syamsudin, S.H. Kota Sukabumi, dan hubungan antara persepsi pegawai dengan efektifitas kegiatan audit internal di RSUD R. Syamsudin, S.H. Kota Sukabumi
Metode penelitian yang digunakan adalah penelitian deskriptif yang menggambarkan hubungan antara persepsi pegawai dengan efektifitas kegiatan audit internal. Yang menjadi subyek penelitian adalah pegawai RSUD R. Syamsudin, S.H. Kota Sukabumi sebanyak 620 orang pegawai. Dengan metode perhitungan sample didapatkan jumlah responden sebanyak 246 pegawai. Dari hasil penelitian didapatkan yang mempunyai persepsi baik tentang audit internal sebanyak 50,4% pegawai dan yang mempunyai persepsi buruk sebanyak 48,4% pegawai. Dari penilaian pegawai tentang efektifitas, yang menilai kegiatan audit internal sudah berjalan efektif sebanyak 55,3% pegawai dan yang menilai tidak efektif sebanyak 43,5% pegawai.
Dari hasil penelitian diketahui ada hubungan antara persepsi pegawai dengan efektifitas kegiatan audit internal, dengan table silang didapatkan data persepsi baik dan menilai kegiatan audit internal efektif sebanyak 90 pegawai, persepsi baik dan menilai kegiatan audit internal tidak efektif 34 pegawai, persepsi buruk dan menilai kegiatan audit internal berjalan efektif 46 pegawai, dan persepsi buruk dan menilai kegiatan audit internal berjalan tidak efektif 73 pegawai. dengan uji chi square didapatkan nilai p value (,000) < α (,05) dan x2 hitung ( 28,359) > x2 tabel (3,8415).
Berdasarkan hasil penelitian ini peneliti menyarankan untuk meningkatkan tingkat efektifitas kegiatan audit internal maka persepsi pegawai tentang audit internal harus diperbaiki.

Memulai Perubahan

2009-01-06T02:39:00.000-08:00

Untuk membuat perubahan ke depan ke arah yang lebih baik dibutuhkan pemimpin puncak organisasi yang memiliki mimpi. Tanpa mimpi, maka organisasi akan statis dan hanya meneruskan perjalanan dengan cara yang sama dengan yang dilakukan pendahulunya. Masalahnya, apakah mimpi ini mampu ditransfer kepada anggota timnya? Karena mimpi yang masih bersifat abstrak dan virtual ini harus diterjemahkan oleh mitra kerja menjadi rencana strategi, bisnis dan anggaran jangka panjang dan jangka pendek secara visual bahkan sampai operasional.
Mengutip hasil survei yang dilakukan sebuah majalah bisnis dan ekonomi di Indonesia, ada sepuluh hal yang harus dilakukan pemimpin puncak. Pertama, memaksimalkan training untuk meningkatkan kompetensi, kualitas, produktivitas dan kreativitas. Kedua, melakukan change management, menyiapkan change journey dan user ownership terhadap perubahan yang ada. Ketiga, melakukan inovasi dan efisiensi di bidang produksi, distribusi dan pemasaran.
Keempat, mengembangkan pool of talents. Kelima, menyeimbangkan ekspansi pada bisnis inti, juga mendeversifikasikan usaha agar resiko tersebar di banyak tempat. Keenam, membangun tim capability dan membuat terobosan bisnis. Ketujuh, menggenjot keunggulan kompetitif dan mengontrol biaya. Kedelapan, meningkatkan peluang untuk terjadinya aliansi strategis dan kerja sama bisnis. Kesembilan, membuat jejaring yang ekstensif dengan komunitas bisnis. Kesepuluh, menciptakan “super leader” di setiap level manajemen.
Melihat dua peringkat teratas tugas pemimpin puncak, maka manajemen sumber daya manusia menjadi sangat vital. Dengan demikian, proses ini dimulai dari Human Resource (HR) atau urusan kepegawaian yang menjadi ujung tombak proses perubahan. HR harus memiliki keahlian, kompetensi dan kemampuan untuk menterjemahkan dua peringkat tersebut secara dinamis.
HR harus memahami rencana bisnis dan menjalin hubungan yang harmonis dengan pegawai. Membuat peta kondisi SDM yang ada dan membuat target-target perubahan untuk mengimbangi kecepatan mimpi pemimpin puncak. Selain itu juga mampu menyiasati masalah cost, menciptakan sistem yang dinamis, inovatif dan mampu memberi solusi yang efektif untuk menjamin tersedianya mitra kerja yang excellence. Tujuannya, tercipta tim yang solid untuk mewujudkan visi dan misi organisasi.
Jadi, HR atau urusan kepegawaian bahkan seluruh anggota tim/pegawai harus berimajinasi seperti pemimpin puncak.
Selamat melakukan Perubahan…!!!

Manajemen Perubahan RSUD dengan ISO 9001:2008

2009-01-04T00:03:00.000-08:00

Pemanfaatan sertifikasi ISO-9001:2008 untuk mendorong perubahan kualitas pelayanan ke arah yang lebih baik bagi rumah sakit umum daerah (RSUD) secara revolusioner menjadi salah satu alat yang layak diperhitungkan. Memang tidak mudah, namun di balik tidak mudahnya itu terdapat “cermin” bagi kita semua untuk menuju ke arah peningkatan kualitas pelayanan RSUD.

Mengingat rumah sakit sebagai organisasi yang padat profesi, teknologi, kepentingan dan termasuk padat karya, maka betapa kita menyadari bahwa membuat system manajemen mutu pelayanan menjadi berjalan efektif adalah bukan pekerjaan yang mudah. Dengan standar-standar yang dapat diadopsi dari ISO-9001:2008 dapat diarahkan system manajemen mutu pelayanan menjadi lebih efektif.
Kunci dari efektifitas sertifikasi Quality Management System berdasarkan ISO 9001 ini terletak pada audit yang secara periodik dilakukan, baik oleh auditor internal maupun eksternal. Karena tidak mungkin meraih suatu kondisi yang dianggap paling bermutu, maka peningkatan mutu berkelanjutan (continuous quality improvement) menjadi wajib dilakukan. Manfaat yang akan dirasakan akan multi efek. Baik pembelajaran anggota organisasi rumah sakit, proses pelayanan yang semakin berkesan di hati pelanggan, kepuasan pelanggan, brand image rumah sakit, pemasaran rumah sakit, pendapatan rumah sakit, yang ujung-ujungnya peningkatan kesejahteraan anggota organisasi rumah sakit.

Salah satu komponen system mutu pelayanan di RSUD yang paling vital adalah sumber daya manusia (SDM). Untuk itu, perubahan ini dapat diarahkan menjadi lebih efektif jika sentuhan yang paling utama dititikberatkan pada SDM melalui manajemen berbasis pengetahuan (Knowledge Base Management). Dengan demikian maka kesuksesan perubahan ini akan didorong lebih cepat dengan terciptanya pegawai yang tergolong knowledge workers dalam RSUD. Maka sudah selayaknya RSUD mempunyai strategi agar knowledge workers ini dapat tumbuh subur dalam lingkungannya.

Penerapan sertifikasi ISO-9001:2008 didukung knowledge workers bahkan mampu menjadi Creative Workers yang handal di RSUD akan menjadi sinergi yang luar biasa untuk menciptakan perubahan yang signifikan. Ini perlu keberanian untuk memutuskan karena terkait dengan system perencanaan RSUD yang juga harus handal.

Selamat membuat Perubahan…!!!

Tingkatkan Kepuasan Pasien Dengan Personal Magnetism in Selling

2008-12-14T04:10:00.000-08:00

Setiap individu pegawai adalah marketing public relation. Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan maka ada baiknya setiap individu pegawai menerapkan Personal Magnestism in Selling. Menurut Mindiarto Djugorahardjo, MBA bahwa daya pikat individu ada 6, antara lain :

Daya pikat kepemimpinan, merupakan suatu kunci untuk mendorong, memotivasi, memberi ilham, mempengaruhi orang lain secara efektif dikombinasi dg PDCA (plan, do, check, action)
Daya pikat berpikir positip, positive mental attitude akan memberi rasa nyaman bagi setiap pelanggan yang memang dalam kondisi sakit.
Daya pikat non verbal merupakan ekspresi emosi dari setiap individu, bagaimana cara senyum atau serius yang memberikan rasa "diperhatikan" bagi pelanggan, harus tahu cara mengelola pesan non verbal melalui gerakan tangan, isyarat wajah, gerak postur tubuh ; menyilangkan kaki atau tangan akan memberikan perasaan bersahabat tidak kepada pelanggan, ini harus dilatih secara sadar untuk meningkatkan performance baik individu maupun organisasi.
Daya pikat mengilhami personal, dengan cara memberi pertanyaan yang memacu emosi untuk menjadi customer loyality.
Daya pikat bersikap dramatis, dengan cara melakukan tindakan unik bersifat dramatis, misalnya ; cara berpakaian yang memberi pesona positip, mimik muka yang ekspresif bersahabat.
Daya pikat dari sesuatu yang semarak, dengan cara membuat suasana kesemarakan terkini, misalnya ; potongan rambut terkini, alat diagnosa/therapy/computer/ponsel tercanggih, bersih dan selalu siap pakai, alat bantu presentasi terkini, ruang kerja yang bersih, rapih, ruangan periksa/perawatan penuh gambar-gambar yang sejuk, selalu energik sepanjang waktu.

Integrated Marketing Communication dalam Perumahsakitan

2008-12-06T06:10:00.000-08:00

Para ahli marketing memprediksaikan bahwa di masa depan hanya perusahaan yang mampu menerapkan IMC (integrated marketing communication) level tertinggilah yang mampu bertahan. Bagaimana perusahaan perumahsakitan menjawab tantangan ini?
Di tengah-tengah proses globalisasi yang kecepatannya semakin menggila, maka perubahan adalah proses yang tidak mungkin dihindari. Untuk mewujudkan IMC level tinggi, setiap individu yang tergabung dalam bisnis perumahsakitan harus dengan kesadaran penuh mengubah diri untuk lebih baik dari waktu ke waktu. Di lain pihak kondisi perusahaan perumahsakitan sebagai organisasi yang padat modal, padat kepentingan, padat profesi, padat karya, padat masalah, rawan tuntutan hukum dan lain-lain karakteristik rumah sakit harus dapat memainkan proses bisnis dengan bermain cantik dalam tim. Mau tidak mau jika ingin survive, maka ego profesi harus dilebur menjadi satu untuk mencapai visi dan misi rumah sakit. Untuk ini diperlukan proses perubahan secara terintegrasi di mulai dari kesadaran individu, kesadaran organisasi sampai kecanggihan dalam melibatkan pihak luar rumah sakit dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan masing-masing.
Top manajer harus cerdas, bagaimana melihat peluang di tengah-tengah banyaknya persoalan, sehingga mampu menciptakan diversivikasi usaha/porto folio yang menguntungkan banyak pihak. Bagaimanapun pengelolaan rumah sakit harus memposisikan diri dalam mekanisme pasar serta meninggalkan persepsi (khususnya rumah sakit pemerintah) bahwa pelanggan akan datang dengan sendiri. Jika sudah dalam keadaan sakit seolah tidak ada pilihan lain selain ke rumah sakit pemerintah. Kondisi ini akan menjebak rumah sakit pemerintah hanya "bermain" di kelas menengah ke bawah serta melupakan kebutuhan kesehatan masyarakat kelas menengah ke atas.
Banyak hal yang harus segera dilakukan perubahan. Tantangan terberat adalah mengubah perilaku SDM yang tidak bisa dapat segera dilihat hasilnya dalam waktu dekat. Kedua, koleksi data. Setiap pengambilan keputusan harus benar-benar didukung data lapangan yang valid. Ketiga, mengubah paradigma lama tentang berbagai aspek bisnis. Jika paradigma lama pihak lain dalam usaha sejenis dianggap pesaing, maka di masa depan harus dapat menciptakan kerja sama yang saling menguntungkan. Sehingga justru menciptakan efisiensi tinggi untuk meningkatkan margin laba. Untuk ini sangat dibutuhkan komunikasi internal yang lebih baik, saling percaya, ketersediaan informasi yang lengkap dengan waktu yang cepat, merespon keluhan pelanggan dengan cepat dan manusiawi, serta pengelolaan marketing public relation yang semakin baik. Setiap individu yang tergabung dalam pengelolaan rumah sakit menyadari bahwa dirinya adalah marketing public relation dari rumah sakit tempatnya bekerja.
Terlepas dari semua itu, ada hal yang perlu direnungkan sebagai strategi pemasaran. Pada kenyataannya komunikasi keluar adalah bagaimana membuat yang realitas tampak berkualitas, sedangkan ke dalam bagaimana yang berkualitas menjadi realitas. Ini akan menjadi bahan diskusi menarik untuk sama-sama menciptakan perubahan yang lebih baik ke depannya.

SATUAN PENGAWAS INTERN (SPI) RUMAH SAKIT

2008-08-10T08:26:00.000-07:00

Suatu Pemikiran Bidang Audit

Tujuan pokok dari suatu pemeriksaan internal adalah membantu agar para anggota organisasi dapat melaksanakan tanggung jawabnya secara efektif. Lebih luas lagi bahwa komponen sistem dapat berfungsi efektif sehingga system berjalan sebagaimana yang diharapkan. Supaya tidak terjadi kesenjangan dalam hal komunikasi audit maka pemeriksa internal lebih banyak menempatkan diri untuk membantu para anggota organisasi dalam menilai kinerja dan mengatasi persoalan atau hambatan yang terjadi sehingga dapat berfungsi secara efektif dan kinerja menjadi optimal.
Bukan menempatkan diri sebagai oposisi yang dianggap setiap saat dapat “memangsa” para anggota organisasi. Jika hal ini yang berkembang maka yang terjadi justru sebaliknya, para anggota menutup segala informasi sehingga potensi terbesar dari organisasi tersebut menjadi semakin tersimpan rapat dan organisasi sulit berkembang.
Dalam bidang apa saja pemeriksa internal membantu para anggota organisasi? Pengalaman menjadi pemeriksa intern di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Sukabumi selama 5 (lima) tahun sebagian besar waktu saya gunakan untuk mencairkan kebekuan komunikasi dengan para anggota organisasi. Karena kebanyakan anggota organisasi “takut” dengan unit yang satu ini. Jika ini yang berkembang maka fungsi SPI menjadi kurang efektif.
Pengawasan dapat dilakukan dengan dua cara : oleh atasan langsung, dan oleh sistem. Ranah pengawasan yang dilakukan oleh SPI fokus kepada penilaian efektifitas, analisa gap dan penyempurnaan sistem dengan rekomendasi tindakan korektif dan pencegahan serta verifikasi pelaksanaan yang direkomendasikan. Bagaimana sistem mampu dan terlaksana secara efektif berfungsi untuk mencapai tujuan organisasi.
Supaya efektif dalam pelaksanaan fungsi SPI, yang harus dilakukan pertama, rekayasa ulang paradigma Satuan Pengawas Internal (SPI). SPI bukanlah satuan pencari siapa yang salah melainkan menganalisa system organisasi menemukan apa yang salah sekaligus memberikan alternatif-alternatif pemecahan masalah secara rasional dan efektif.
Kedua, tim SPI harus memahami bidang-bidang yang akan diaudit. Organisasi rumah sakit memiliki karakteristik unik, maka SPI harus menyesuaikan diri dengan keunikan rumah sakit. Untuk memiliki anggota yang lengkap dalam menjawab keunikan organisasi rumah sakit kelihatannya sangat sulit walaupun tidak mustahil. Karena paradigma yang berkembang tentang SPI dalam organisasi seringkali kurang menguntungkan.
Pengalaman dengan tim beranggota dua orang yang bukan berlatar belakang medis (bukan dokter) sungguh bukan suatu pekerjaan yang mudah menjalankan fungsi SPI di rumah sakit. Bagaimana strateginya supaya SPI dapat berfungsi efektif?
Area audit dibagi menjadi 5 (lima) atau bisa juga dikembangkan menjadi 6 (enam) area. Ini bukanlah sesuatu yang baku, yang penting bagaimana target pemeriksaan internal dapat tercapai, system mutu efektif dalam menjamin mutu. Lima area tersebut adalah alat kerja, bahan kerja, sumber daya manusia, system, dan lingkungan kerja.
Jika masalah keuangan menjadi fokus tersendiri, dibentuk tim khusus akuntansi keuangan. Mungkin akan timbul pertanyaan klasik dan kritis, bagaimana mengaudit kinerja tenaga medis dan para medis? Seringkali para anggota organisasi terjebak dengan idealisme kondisi rumah sakit sebagaimana keinginan publik khususnya tuntutan terhadap kinerja dokter. Jika ini yang terjadi maka kinerja SPI justru akan stagnan.
Dengan pembagian menjadi enam area tersebut SPI cukup banyak membantu para anggota organisasi dalam mendongkrak kinerjanya. Dalam beberapa kesempatan para anggota organisasi justru menanyakan kapan unit kerja yang dia pimpin akan diaudit. Ternyata belakangan mereka merasa banyak terbantu dengan adanya audit yang dilaksanakan SPI.
Ketiga, anggota tim dituntut menguasai “ilmu” keenam area tersebut dari mulai menganalisa, melakukan penilaian, mengajukan saran-saran perbaikan sampai menilai kembali apakah proses perbaikan sudah dilakukan hingga persoalan benar-benar teratasi.
Keempat, komunikasi audit yang efektif dengan para anggota organisasi. Ketika solusi yang muncul terkait penambahan SDM dan penggunaan keuangan, sangat diperlukan keputusan direksi. Untuk ini perlu diselenggarakan manajemen review yang khusus membahas temuan dan rekomendasi SPI, baik yang sudah diselesaikan maupun yang belum diselesaikan. Hambatan-hambatan yang muncul dalam penyelesaian rekomendasi biasanya dapat diatasi dengan keputusan direksi. Untuk itu diperlukan komitmen manajemen yang kuat tentang fungsi SPI.
Dari wacana ini mungkin akan terjadi diskusi menarik. Hasil penelitian hubungan persepsi pegawai tentang audit internal dengan efektifitas audit internal di rumah sakit dan menunjukkan hubungan yang signifikan. Mungkin penelitian ini masih perlu disempurnakan, namun mudah-mudahan dapat membuka wacana tentang efektifitas kinerja audit internal.

Ubahlah...!!!

2008-08-01T23:36:00.000-07:00

Harusnya sebagai atasan dia itu harus bla... bla... bla. Harusnya sebagai teman baik dia itu harus bla... bla... bla. Harusnya sebagai orang yang pernah saya bantu ini dan itu dia harus bla... bla... bla. Sering keluhan semacam itu saya dengar dari para sahabat yang menyampaikan keluhannya pada saya. Tugas saya mendengarkan. Karena dengan mengeluarkan seluruh isi "uneg-uneg" kepada orang yang penuh perhatian seperti mahasiswa mendengarkan pengumuman tentang lulus tidak untuk ujian mata kuliah yang diajarkan dosen yang memberi pengumuman, konon hal itu bisa menciptakan rasa nyaman bagi yang bersangkutan.
Untuk jangka pendek hal ini boleh-boleh saja supaya tidak terlalu membuat hormon stres bekerja terlalu keras. Kalau hormon ini dibiarkan bekerja keras, akan berpengaruh tidak baik bagi kesehatan. Namun kalau direnungkan, sebenarnya apa peran kita (dalam hal ini yang mengeluh) dalam suatu proses interaksi dengan manusia lain? Secara sederhana sering kita mendengar petuah bijak, manusia wajib ihktiar selanjutnya serahkan pada Yang Maha Kuasa.
Pada dasarnya setiap individu bertanggungjawab dalam mendewasakan dirinya. Kebanyakan dari kita (termasuk saya tentunya) begitu mudah menuntut dan mengadili orang lain yang tidak mampu memenuhi ego kita. Lupa bahwa yang dituntut juga memiliki ego. Jadi gimana dong...?
Pertama, sempurnakan diri sendiri atau ubahlah diri sendiri. Berusaha bagaimana agar sistem berjalan dan menghasilkan seperti apa yang kita bayangkan dengan penuh kearifan. Dalam membuat keputusan kita juga sudah mengakomodasi ego orang lain.
Kedua, pengaruhi orang lain untuk menyempurnakan dirinya dengan sharing penuh rasa kearifan. Tidak mudah memang mengubah orang lain. Mengubah diri sendiri saja susah apalagi mengubah orang lain. Buatlah trik atau strategi tertentu untuk membuat orang lain bersama-sama dengan Anda merenungkan tugasnya sebagai manusia yang sudah telanjur terlahir ke dunia.
Ketiga, jika hasil upaya Anda untuk mengubah hanya sampai dalam batas-batas tertentu dalam waktu tertentu, itu sudah sangat luar biasa. Karena tugas Anda hanya mengajak, bukan menentukan hasil akhirnya. Apapun akibat yang Anda rasakan semata-mata karena hidup di tengah-tengah manusia yang sebagian besar bahkan hampir semuanya tidak sempurna. Ini menjadi "biasa" jika Anda tidak melakukan upaya apapun setelah mengeluh lalu menyimpannya dengan rapi dalam hati. Kekurangan orang yang Anda keluhkan tetap menjadi rahasia buat yang bersangkutan. Saya sendiri sering menyadari kesalahan setelah ada yang menegur entah dengan cara sopan dan lembut atau bahkan sampai langsung memukul. Yah, ternyata sulit melihat diri sendiri. Orang lain yang berani marah berani menegur bahkan memukul saya ternyata menjadi "cermin" yang jernih dan jujur tentang wajah saya yang sebenarnya. Saya bisa menulis ini setelah mengalami rentetan kejadian yang menurut saya sungguh luar biasa.
Keempat, dunia ini menunggu Anda untuk mengubahnya menjadi lebih baik dari hari ini. Jadi...? Bekerjalah...!!! Ubahlah dunia, jangan takut dengan resiko pahit. Karena untuk itulah Anda sekarang ada. Gunakan seluruh kemampuan dan potensi Anda untuk mengubah dunia.

Hari Ini

2008-07-29T10:17:00.000-07:00

Hari ini adalah waktuku. Selalu berkarya, menurutku itu yang terbaik walaupun kadang aku bingung aku harus mengerjakan apa. Namun dengan niat yang kuat untuk berkarya, maka aku berpikir keras, apa yang bisa aku kerjakan di hari ini dengan apa yang aku miliki dan sekiranya dapat bermanfaat untuk makhluk lain. Tidak ada hari kemarin karena aku harus mengisinya sekarang juga. Tidak ada juga hari esok kerena mungkin aku tidak akan menemukannya. Ya Allah ya Kholiq berilah aku kekuatan untuk mengubah situasi agar lebih baik dari hari ini untukku dan untuk siapapun di sekitarku. Amin !