LPSK : Lembaga Kesehatan dan Manajemen Rumah Sakit

CENTER FOR HEALTHCARE RESOURCES DEVELOPMENT LPSK ; Perubahan adalah proses yang harus dirancang sedemikian rupa untuk membuat nilai tambah bagi organisasi khususnya di bidang kesehatan dan institusi rumah sakit

Audit Sumber Daya Manusia

Salah satu aspek yang harus diaudit dalam pemenuhan persyaratan efektifitas system organisasi adalah SDM. Untuk itu SPI perlu memberi perhatian khusus kepada tema audit yang focus kepada SDM Rumah sakit. Pengertian audi SDM adalah suatu kegiatan untuk menilai seluruh aspek dari manajemen sumber daya manusia dalam organisasi rumah sakit untuk mendukung efektifitas system dalam mencapai tujuan organisasi rumah sakit.
Sebelum melangkah ke aktifitas lain pertama tim harus memiliki criteria audit sebagai standar ideal manajemen SDM rumah sakit. Criteria audit SDM bisa ditetapkan dari klasifikasi rumah sakit dan berbagai peraturan yang mengatur persyaratan SDM rumah sakit. Dengan demikian tim SPI sudah memiliki standar pembanding untuk mengukur kesenjangan sebagai problem yang harus diselesaikan oelh organisasi.
Bagaimana jika criteria audit tidak ditemukan dalam peraturan yang berlaku secara nasional ataupun regional? Criteria audit bisa ditetapkan berdasarkan keputusan manajemen dan sasaran mutu satuan kerja yang terfokus kepada kepuasan pelanggan.
Hal-hal yang harus dipersiapkan menyangkut daftar item pengumpulan data terkait SDM diantaranya (David Stevens)
1. Struktur Organisasi
2. Uraian / Deskripsi posisi
3. Rencana keberhasilan manajemen
4. Kebijakan rekruitmen
5. Prosedur rekruitmen
6. Program perkenalan
7. Penilaian kinerja
8. Penilaian potensi individu
9. Perencanaan jenjang karier
10. Program pelatihan
11. Administrasi kompensasi
12. Fungsi departemen SDM
13. Perencanaan manusia
14. Catatan pribadi
15. Relevansi aplikasi komputer
16. Pemahaman iklim organisasi
17. Pembagian informasi dengan karyawan
18. Desain pekerjaan
19. Hubungan industrial
20. Kesehatan karyawan
21. Keamanan karyawan
22. Pelayanan karyawan
23. Pengumpulan angka statistik
24. Praktek pengunduran diri
25. Dokumentasi / formulir formulir
26. Keamanan
27. Interaksi sosial
Tujuan audit SDM adalah member peluang untuk (Sherman & Bohlander)
1. Menilai efektivitas fungsi SDM
2. Memastikan ketaatan terhadap hukum, kebijakan, perturan dan prosedur
3. Menetapkan pedoman untuk penetapan standar
4. Memperbaiki mutu staff SDM
5. Meningkatkan citra dari fungsi SDM
6. Meningkatkan perubahan dan kreatifitas
7. Menilai kelebihan dan kekurangan dari fungsi SDM
8. Memfokus staff SDM pada masalah masalah penting
9. Membawa SDM lebih dekat pada fungsi fungsi yang lain.
Pelaksanaan Audit SDM dapat dilakukan oleh personel Satuan Pengawas internal (ataupun eksternal) dengan melibatkan tim Pengendali Mutu (Quality Control) dan Auditor Mutu Internal jika ada serta tenaga expert yang terkait satuan kerja yang diaudit.
Langkah langkah dalam proses audit SDM
1. Memperkenalkan gagasan audit dan menekankan manfaat yang diperoleh
2. Memilih personel dengan ketrampilan yang luas dan memberikan pelatihan
3. Mengidentifikasi criteria audit
4. Menetapkan area yang akan diaudit, apakah akan diaudit untuk seluruh area rumah skit dalam satu waktu atau bergilir per satuan kerja, mengingat rumah sakit adalah organisasi yang begitu kompleks dan rumit maka perlu memperhatikan karakteristik satuan kerja yang akan diaudit
5. Koordinasi dengan berbagai pihak untuk efektifitas audit yang akan dilaksanakan.
6. Rapat pembuka yang menguraikan segala hal terkait tujuan, manfaat audit serta data yang harus disiapkan oleh satuan kerja.
7. Mengumpulkan data dari tahun yang berbeda dalam organisasi
8. Menilai, membandingkan dengan criteria audit dan menganalisa serta menetapkan kesenjangan yang ditemukan.
9. Menyiapkan laporan audit untuk manager lini dan evaluasi departemen SDM
10. Mendiskusikan laporan dengan satuan kerja yang diaudit.
11. Menyusun rekomendasi untuk tindakan korektif dan preventif
12. Pada batas waktu yang disepakati, melakukan verifikasi apakah tindakan korektif dan preventif efektif atau perlu penilaian kembali.
13. Tetapkan target maksimal dari tindakan korektif dan preventif sesuai hasil evaluasi pencapaian criteria audit pada periode tinjauan yang telah ditetapkan.
Pendekatan yang digunakan dalam audit SDM bahwa tim audit Menetapkan ketaatan hukum dan peraturan , mengukur kesesuaian program dan tujuan, serta menilai performa program. Dalam prosesnya juga mempertimbangkan fungsi manajemen SDM yagn meliputi Perencanaan, Pemilihan/rekrutmen, Pembekalan/Pelatihan, Penilaian Kinerja, Kompensasi dan hubungan ketenagakerjaan.
Metode-metode yang dapat digunakan untuk menganalisa temuan dengan cara :
1. Membandingkan program SDM dengan data yang terkumpul
2. Berdasar audit dari beberapa sumber otoritas
3. Membandingkan dengan peraturan-peraturan terkait baik menyangkut jumlah, maupun kompetensi yang dibutuhkan
4. Menggunakan audit ketaatan untuk mengukur aktifitas SDM apakah sesuai dengan kebijakan, prosedur dan peraturan
5. Mengelola Unit SDM berdasarkan sasaran
Kegiatan inti dari audit adalah menyusun Laporan kesenjangan (temuan audit) baik yang positip maupun negatip serta memberikan Rekomendasi tindakan korektif untuk menyesuaikan dengan criteria audit. Tidak kalah pentingnya juga rekomendasi untk melakukan tindakan preventif untuk mencegah terulangnya persoalan yang sama di satuan kerja yang diaudit maupun satuan kerja yang lain. Maksudnya bahwa tindakan preventif ini berlaku untuk seluruh organisasi rumah sakit.

0 komentar:

Poskan Komentar

Terima kasih atas komentar Anda